Changer d'expert-comptable : la procédure, les délais et ce que votre cabinet doit vous transmettre
Changer d'expert-comptable est une décision courante et totalement encadrée. La démarche repose sur trois éléments : les conditions de résiliation prévues par votre lettre de mission, la notification écrite adressée au cabinet sortant, et la transmission de votre dossier au nouveau professionnel.
La difficulté n'est presque jamais juridique. Elle est pratique : un changement mal calendé en cours d'exercice peut vous laisser sans interlocuteur au moment d'une échéance fiscale, et un dossier transmis incomplet oblige le nouveau cabinet à reconstituer des informations que vous avez déjà payées une fois.
Quand faut-il changer d'expert-comptable ?
Les signaux qui justifient un changement
Le motif le plus courant n'est pas une erreur comptable, mais l'absence de réponse. Un dirigeant qui attend plusieurs jours un retour sur une question de trésorerie, ou qui découvre son résultat six mois après la clôture, ne dispose pas des informations nécessaires pour piloter son activité.
D'autres signaux méritent attention : un bilan systématiquement remis dans les derniers jours du délai légal, des déclarations déposées en retard, l'absence de toute recommandation en dehors de la saisie comptable, un interlocuteur qui change chaque année, ou l'impossibilité d'obtenir une situation intermédiaire en cours d'exercice.
Si votre besoin porte davantage sur le pilotage que sur la production des comptes, la question à se poser n'est peut-être pas celle du cabinet mais celle du dispositif : un DAF externalisé répond à un besoin différent de celui d'une mission comptable classique.
Les raisons qui méritent d'être réexaminées
Toutes les insatisfactions ne justifient pas un changement. Un honoraire jugé élevé peut correspondre à un périmètre de mission plus large que celui d'un concurrent moins cher, et la comparaison n'a de sens qu'à prestation identique.
De même, un désaccord sur un traitement comptable ou fiscal n'est pas nécessairement le signe d'une incompétence. Un expert-comptable engage sa responsabilité et conteste parfois une position que le dirigeant souhaiterait retenir.
Avant d'engager une transition, il est utile de demander un entretien de mise au point et d'exposer précisément ce qui ne convient pas. Un cabinet qui n'y donne pas suite aura répondu à votre question.
Peut-on changer d'expert-comptable à tout moment ?
Ce que prévoit votre lettre de mission
La relation avec votre expert-comptable est régie par une lettre de mission. C'est ce document qui fixe la durée de l'engagement, ses conditions de renouvellement et le préavis de résiliation.
Les lettres de mission sont fréquemment conclues pour une durée d'un an renouvelable par tacite reconduction, avec un préavis à respecter avant la date anniversaire. Relisez-la avant toute démarche : c'est elle qui détermine votre marge de manœuvre, et non un principe général. En l'absence de lettre de mission signée, la résiliation est plus simple, mais l'absence de ce document est en soi une anomalie.
Le moment le plus favorable dans l'exercice
Le meilleur moment pour changer se situe après l'approbation des comptes de l'exercice clos et avant le démarrage effectif de l'exercice suivant. Le cabinet sortant a terminé sa mission, le dossier est complet, et le nouveau cabinet reprend sur une base arrêtée.
Un changement en cours d'exercice reste possible mais complique la reprise. Le nouveau professionnel doit reprendre une comptabilité partiellement traitée, dont il ne maîtrise ni les choix ni les écritures antérieures.
Il facturera généralement ce travail de reprise, et la responsabilité sur l'exercice se trouve partagée entre deux cabinets, ce qui n'est confortable pour personne.
Comment changer d'expert-comptable étape par étape ?
Choisir le nouveau cabinet avant de résilier
L'ordre des opérations compte. Signez avec votre nouveau cabinet avant de notifier votre départ à l'ancien, afin de ne jamais vous retrouver sans interlocuteur, notamment à l'approche d'une échéance déclarative.
Cette étape est aussi celle où vous définissez le périmètre de la nouvelle mission. Tenue ou révision, établissement des comptes annuels, déclarations fiscales, sociales et paie, situations intermédiaires, accompagnement en conseil : c'est le moment de faire correspondre le contenu de la mission à ce dont vous avez réellement besoin, plutôt que de reconduire par défaut le périmètre précédent.
Notifier la résiliation par écrit
La résiliation se notifie par écrit, en respectant le préavis prévu par la lettre de mission. Une lettre recommandée avec accusé de réception constitue la forme appropriée, car elle date la notification de manière incontestable.
Le courrier n'a pas à être motivé. Il doit mentionner la référence de la lettre de mission, la date d'effet souhaitée compte tenu du préavis, et demander la mise à disposition des documents de votre dossier.
Restez factuel : un courrier de résiliation qui expose des griefs n'améliore jamais les conditions de la transmission.
Le contact entre les deux cabinets
Le code de déontologie de la profession impose au confrère qui succède à un autre de prendre contact avec lui. Ce contact préalable a pour objet de vérifier qu'aucune difficulté ne s'oppose à la reprise du dossier, notamment sur le plan des honoraires restant dus.
En pratique, cet échange facilite considérablement la transition. Il permet au nouveau cabinet de comprendre les options comptables retenues, de récupérer les fichiers dans un format exploitable et d'identifier les points en suspens. Vous n'avez pas à l'organiser vous-même, mais vous pouvez vous assurer qu'il a bien lieu.
Que doit vous transmettre votre ancien expert-comptable lors d’un changement de cabinet ?
Les documents qui vous appartiennent
Vos pièces justificatives, vos factures, vos relevés bancaires et l'ensemble des documents que vous avez remis au cabinet restent votre propriété.
Ils doivent vous être restitués.
Il en va de même des documents comptables et fiscaux établis pour votre compte et déjà réglés : grand livre, balances, journaux, comptes annuels, liasses fiscales et déclarations déposées.
Demandez également la remise du fichier des écritures comptables au format dématérialisé, ainsi que les tableaux d'amortissement en cours. Ce sont les éléments dont votre nouveau cabinet aura besoin pour reprendre sans reconstituer.
La question des honoraires impayés
Un expert-comptable peut, dans certaines conditions, retenir les travaux qu'il a réalisés tant que ses honoraires ne lui ont pas été réglés. Cette faculté ne s'étend pas aux documents que vous lui avez confiés, qui vous appartiennent et doivent vous être rendus en toute hypothèse.
La conséquence pratique est simple : réglez les honoraires correspondant aux travaux effectués avant de solliciter la transmission du dossier.
Combien coûte un changement d'expert-comptable ?
Ce qui reste dû à l'ancien cabinet
Les honoraires correspondant aux travaux réalisés jusqu'à la date d'effet de la résiliation restent dus, y compris pour un exercice partiellement traité. Certaines lettres de mission prévoient également une indemnité en cas de résiliation sans respect du préavis.
Vérifiez ce point avant d'engager la démarche. Selon la date à laquelle vous vous situez dans l'exercice, attendre quelques semaines peut représenter une économie non négligeable.
Le coût de reprise chez le nouveau cabinet
Un changement en début d'exercice, sur un dossier complet et bien tenu, ne génère généralement pas de facturation supplémentaire. La reprise se limite au report des soldes d'ouverture et à la prise de connaissance du dossier.
La situation diffère lorsque le changement intervient en cours d'exercice, lorsque la comptabilité présente des retards ou des anomalies, ou lorsque les fichiers transmis ne sont pas exploitables.
Le travail de reprise est alors facturé, et son montant doit être annoncé avant l'engagement. Demandez systématiquement que ce point soit chiffré dans la proposition, plutôt que découvert sur la première facture.
Changez d'expert-comptable sans interruption de suivi
Un changement de cabinet bien préparé se déroule sans rupture. Il suppose de vérifier votre lettre de mission, de choisir le bon moment dans l'exercice, de signer avec le nouveau cabinet avant de notifier votre départ et de vous assurer que la transmission du dossier est complète.
Virtus Group reprend chaque année des dossiers issus d'autres cabinets. Nous prenons en charge le contact avec votre confrère sortant, la vérification de l'exhaustivité des éléments transmis et la reprise des soldes, et nous vous indiquons le calendrier le plus favorable compte tenu de votre date de clôture.
Contactez-nous pour un premier échange sur votre situation actuelle et sur ce que vous attendez réellement de votre expert-comptable.
