Changing your accountant: the procedure, timelines, and what your firm is required to provide

‍Changer d'expert-comptable est une décision courante et totalement encadrée. La démarche repose sur trois éléments : les conditions de résiliation prévues par votre lettre de mission, la notification écrite adressée au cabinet sortant, et la transmission de votre dossier au nouveau professionnel.

La difficulté n'est presque jamais juridique. Elle est pratique : un changement mal calendé en cours d'exercice peut vous laisser sans interlocuteur au moment d'une échéance fiscale, et un dossier transmis incomplet oblige le nouveau cabinet à reconstituer des informations que vous avez déjà payées une fois.

Quand faut-il changer d'expert-comptable ?

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Les signaux qui justifient un changement

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Le motif le plus courant n'est pas une erreur comptable, mais l'absence de réponse. Un dirigeant qui attend plusieurs jours un retour sur une question de trésorerie, ou qui découvre son résultat six mois après la clôture, ne dispose pas des informations nécessaires pour piloter son activité.

D'autres signaux méritent attention : un bilan systématiquement remis dans les derniers jours du délai légal, des déclarations déposées en retard, l'absence de toute recommandation en dehors de la saisie comptable, un interlocuteur qui change chaque année, ou l'impossibilité d'obtenir une situation intermédiaire en cours d'exercice.

Si votre besoin porte davantage sur le pilotage que sur la production des comptes, la question à se poser n'est peut-être pas celle du cabinet mais celle du dispositif : un DAF externalisé répond à un besoin différent de celui d'une mission comptable classique.

Les raisons qui méritent d'être réexaminées

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Toutes les insatisfactions ne justifient pas un changement. Un honoraire jugé élevé peut correspondre à un périmètre de mission plus large que celui d'un concurrent moins cher, et la comparaison n'a de sens qu'à prestation identique.

De même, un désaccord sur un traitement comptable ou fiscal n'est pas nécessairement le signe d'une incompétence. Un expert-comptable engage sa responsabilité et conteste parfois une position que le dirigeant souhaiterait retenir.

Avant d'engager une transition, il est utile de demander un entretien de mise au point et d'exposer précisément ce qui ne convient pas. Un cabinet qui n'y donne pas suite aura répondu à votre question.

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Peut-on changer d'expert-comptable à tout moment ?

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Ce que prévoit votre lettre de mission

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La relation avec votre expert-comptable est régie par une lettre de mission. C'est ce document qui fixe la durée de l'engagement, ses conditions de renouvellement et le préavis de résiliation.

Les lettres de mission sont fréquemment conclues pour une durée d'un an renouvelable par tacite reconduction, avec un préavis à respecter avant la date anniversaire. Relisez-la avant toute démarche : c'est elle qui détermine votre marge de manœuvre, et non un principe général. En l'absence de lettre de mission signée, la résiliation est plus simple, mais l'absence de ce document est en soi une anomalie.

Le moment le plus favorable dans l'exercice

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Le meilleur moment pour changer se situe après l'approbation des comptes de l'exercice clos et avant le démarrage effectif de l'exercice suivant. Le cabinet sortant a terminé sa mission, le dossier est complet, et le nouveau cabinet reprend sur une base arrêtée.

Un changement en cours d'exercice reste possible mais complique la reprise. Le nouveau professionnel doit reprendre une comptabilité partiellement traitée, dont il ne maîtrise ni les choix ni les écritures antérieures.

Il facturera généralement ce travail de reprise, et la responsabilité sur l'exercice se trouve partagée entre deux cabinets, ce qui n'est confortable pour personne.

Comment changer d'expert-comptable étape par étape ?

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Choisir le nouveau cabinet avant de résilier

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L'ordre des opérations compte. Signez avec votre nouveau cabinet avant de notifier votre départ à l'ancien, afin de ne jamais vous retrouver sans interlocuteur, notamment à l'approche d'une échéance déclarative.

Cette étape est aussi celle où vous définissez le périmètre de la nouvelle mission. Tenue ou révision, établissement des comptes annuels, déclarations fiscales, sociales et paie, situations intermédiaires, accompagnement en conseil : c'est le moment de faire correspondre le contenu de la mission à ce dont vous avez réellement besoin, plutôt que de reconduire par défaut le périmètre précédent.

Notifier la résiliation par écrit

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La résiliation se notifie par écrit, en respectant le préavis prévu par la lettre de mission. Une lettre recommandée avec accusé de réception constitue la forme appropriée, car elle date la notification de manière incontestable.

Le courrier n'a pas à être motivé. Il doit mentionner la référence de la lettre de mission, la date d'effet souhaitée compte tenu du préavis, et demander la mise à disposition des documents de votre dossier.

Restez factuel : un courrier de résiliation qui expose des griefs n'améliore jamais les conditions de la transmission.

Le contact entre les deux cabinets

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Le code de déontologie de la profession impose au confrère qui succède à un autre de prendre contact avec lui. Ce contact préalable a pour objet de vérifier qu'aucune difficulté ne s'oppose à la reprise du dossier, notamment sur le plan des honoraires restant dus.

En pratique, cet échange facilite considérablement la transition. Il permet au nouveau cabinet de comprendre les options comptables retenues, de récupérer les fichiers dans un format exploitable et d'identifier les points en suspens. Vous n'avez pas à l'organiser vous-même, mais vous pouvez vous assurer qu'il a bien lieu.

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Que doit vous transmettre votre ancien expert-comptable lors d’un changement de cabinet ?

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Les documents qui vous appartiennent

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Vos pièces justificatives, vos factures, vos relevés bancaires et l'ensemble des documents que vous avez remis au cabinet rare your property.

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They must be returned to you.

The same applies to accounting and tax documents prepared on your behalf and already paid for: general ledgers, trial balances, journals, annual accounts, tax returns, and filed declarations.

Also request the delivery of the electronic accounting entry file, as well as current depreciation schedules. These are the items your new firm will need to take over without having to reconstruct your records.

The issue of unpaid fees

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Under certain conditions, an accountant may withhold the work they have performed until their fees have been paid. This right does not extend to the documents you entrusted to them, which belong to you and must be returned to you in any event.

The practical consequence is simple: pay the fees corresponding to the work completed before requesting the transfer of your file.

How much does it cost to change accountants?

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Outstanding balance due to the former firm

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Fees for work completed up to the effective date of termination remain due, including for a partially processed financial year. Some engagement letters also provide for a penalty in the event of termination without observing the notice period.

Check this point before initiating the process. Depending on the time of year, waiting a few weeks could result in significant savings.

Onboarding costs with the new firm

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Changing at the start of the financial year, with a complete and well-maintained file, generally does not incur additional charges. The onboarding process is limited to carrying forward opening balances and familiarizing the team with your file.

The situation is different when the change occurs during the financial year, when the accounts are behind or contain errors, or when the files provided are not usable.

Onboarding work is then billed, and the amount must be quoted before you commit. Always ask for this to be itemized in the proposal rather than discovering it on your first invoice.

Switch accountants without any gap in service

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A well-planned change of accounting firm ensures a seamless transition. It involves reviewing your engagement letter, choosing the right time during the fiscal year, signing with the new firm before notifying your current one, and ensuring the transfer of your files is complete.

Virtus Group takes on new clients from other firms every year. We handle the communication with your outgoing firm, verify that all necessary documents have been transferred and balances reconciled, and we advise you on the most favorable timeline based on your fiscal year-end.

Contact us for an initial discussion about your current situation and what you truly expect from your accountant.